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La presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) fue elaborada con base en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. Su objeto es poner en conocimiento el tratamiento que el Instituto Musical Diego Echavarría, identificado con NIT 890.981.239 - 0 (en adelante el “Instituto”) le da a los datos personales que posee en sus bases de datos, los derechos que le asisten a los titulares de estos datos personales y los mecanismos con que cuentan para ejercerlos.
Para efectos de la presente Política, las siguientes palabras tendrán los significados que se mencionan a continuación:
“Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
“Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
“Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
“Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
“Datos Sensibles”: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
“Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento;
“Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los Datos Personales;
“Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento. Para efectos de la presente Política, cuando se menciona a los estudiantes del Instituto, sus representantes legales y los egresados, se hace referencia a ellos como Titulares de Datos Personales;
“Transferencia”: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
“Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.
“Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
El Instituto recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula Datos Personales entre los cuales se encuentran, pero sin limitarse a, nombres, apellidos, teléfonos, direcciones, correos electrónicos, documentos de identidad, datos laborales, números de cuentas bancarias, entre otros, con ocasión del desarrollo de su objeto social, el cual se circunscribe a la prestación de servicios de educación, y/o debido a una relación laboral, comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales.
En virtud de lo anterior, los Datos Personales son empleados con la finalidad de:
Ejecutar los contratos de cooperación educativa suscritos con los representantes legales de los estudiantes del Instituto.
Cumplir con el manual de convivencia del Instituto.
Desarrollar su misión educativa de acuerdo con sus estatutos y con su Proyecto Educativo Institucional.
Cumplir con las normas aplicables a la educación privada en Colombia.
Transferirla a terceros, incluso ubicados en el exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables en desarrollo de relaciones interinstitucionales.
Realizar mercadeo de sus programas institucionales, incluyendo educativos y artísticos. Para ello, podrán usarse además fotografías de los Titulares, siempre y cuando ello no vulnere sus derechos ni su interés superior.
Realizar y promocionar programas institucionales, incluyendo educativos y artísticos. Para ello, podrán usarse además fotografías de los Titulares, siempre y cuando ello no vulnere sus derechos ni su interés superior.
Comunicar de manera oportuna a los representantes legales de los estudiantes y a los estudiantes sobre las actividades del Instituto, sobre el rendimiento de los estudiantes y sobre la demás información relevante para desarrollar cabalmente su misión educativa.
Cobrar la pensión surgida en virtud de los contratos de cooperación educativa.
Mantener en contacto a los egresados.
Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
Pagar honorarios, remuneraciones o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.
Cumplir con las obligaciones laborales, que de acuerdo con la normativa colombiana se desprenden para el Instituto como empleador.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables del Instituto.
Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo.
Registro de la información de los Titulares en la Base de Datos del Instituto.
Efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales.
Trámites administrativos internos del Instituto tales como reportes contables y auditorías.
Transmisión de información a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido.
Teniendo en cuenta que el Instituto cuenta con aliados y proveedores para la prestación de sus servicios educativos, el Instituto será el Responsable del Tratamiento y sus aliados y proveedores serán los Encargados del Tratamiento; en esta medida el Instituto asegura que los Encargados del Tratamiento darán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.
Una vez ejecutado el contrato de cooperación educativa o concluida la relación comercial, laboral o civil existente con los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos del Instituto y de enviar mensajes a los Titulares con fines de convocar a la comunidad educativa o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.
El Instituto restringirá estrictamente el tratamiento de Datos Personales Sensibles a los indispensables para realizar su tarea educativa e informará a los Titulares de forma explícita y previa cuales son los Datos Sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
El Instituto solo dará tratamiento a Datos Sensibles sin el consentimiento previo cuando se trate de emergencia vital que requiera de una acción inmediata para evitar un daño grave o irreversible.
La información que sobre el estado de salud aportan los Titulares, es indispensable para la adecuada prestación de los servicios médicos que se puedan llegar a requerir mientras se encuentran en el Instituto, así como para prevenir la afectación de la comunidad educativa y desarrollar las actividades de promoción en salud que orienten las autoridades respectivas.
Por otro lado, de acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el Instituto podrá darle Tratamiento a Datos Sensibles para "una finalidad histórica, estadística o científica" y dentro del marco de procesos de mejoramiento de la calidad educativa, siempre y cuando adopte "las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares".
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, el Instituto responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, el Instituto solicitará Autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales para los fines correspondientes al caso concreto:
Preescolar y básica primaria: los padres o acudientes deberán informar a sus hijos sobre la finalidad del tratamiento de sus Datos Personales por parte del Instituto. También deberán firmar la autorización en nombre de sus hijos y certificar con esta firma adicionalmente que los han instruido en este sentido.
Básica secundaria y media: los padres o acudientes deberán informar a sus hijos sobre la finalidad del tratamiento de sus Datos Personales por parte del Instituto. Los padres o acudientes y los hijos deberán firmar la autorización en conjunto. La firma de los padres o acudientes constituye la autorización legal y la firma del estudiante constituye prueba de su conocimiento de la autorización.
En caso de que un estudiante menor de edad se negase a dar su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales indispensables para la realización del servicio educativo, prima la Autorización de sus representantes legales, ya que se otorga considerando el interés superior del estudiante, es decir, su educación.
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Cuando la solicitud implique expedición de certificados o informes académicos, es de aclarar que su elaboración puede generar costos administrativos a cargo del solicitante.
El Instituto utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los Datos Personales suministrados por el Titular, tales como la restricción de acceso a la información únicamente por personal autorizado, los cuales evitan su alteración y Tratamiento o acceso no autorizado.
En los casos en que, de acuerdo con esta Política, el Instituto transfiera la información y/o Datos Personales a un tercero, éste estará obligado a adoptar procedimientos y medidas similares que garanticen la seguridad de la información.
El Instituto realizará programas de información y capacitación para los representantes legales de los estudiantes sobre el uso adecuado de Datos Personales de los niños y adolescentes. Adicionalmente, desarrollará campañas y programas de información y reflexión con sus estudiantes para que vivan adecuadamente bajo el contexto de una sociedad llena de tecnología y de información, para que conozcan los posibles riesgos a los que se enfrentan y sean capaces de hacer un uso responsable y seguro de sus Datos Personales y de los de los demás.
El Instituto garantiza que los Titulares de los Datos Personales a los que se les da Tratamiento, tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se hagan.
El Instituto pone a disposición de los Titulares el siguiente correo: info@correamerino.co, al cual podrá escribir el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, para tener acceso a su información personal, para acreditar el Tratamiento que se les está dando a sus Datos Personales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, y para solicitar la prueba de la Autorización por éste dada en su oportunidad.
El Instituto tendrá un plazo de 10 días para dar respuesta a las solicitudes, reclamos o consultas. Si el reclamo, solicitud o consulta resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información:
Nombre completo
Número de identificación
Dirección de notificación o de respuesta
Teléfono de contacto
Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.
El Instituto será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y sus datos de contacto son:
Dirección: KM 8 Vía Las Palmas, Medellín- Colombia
Teléfono: (574) 311 52 41
Correo electrónico: musicalinstituto@gmail.com
La presente Política entra en vigencia el día TREINTA (30) del mes SEPTIEMBRE del año 2016, y la misma puede ser modificada por el Instituto en cualquier tiempo. Cualquier modificación de la presente Política, será informada a través de la página web WWW.INSTITUTOMUSICAL.EDU.CO, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la misma, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación.
Así mismo, cualquier modificación que se realice a la presente Política en relación a la identificación del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y las finalidades perseguidas con el mismo, serán comunicadas a los Titulares directamente antes de su entrada en vigencia, sin perjuicio de la solicitud de una nueva Autorización cuando los cambios se refieran a las finalidades mencionadas en el momento de la obtención de la Autorización inicial.